Adjointe administrative et services aux membres

Résumé général de l’emploi

Sous la supervision de la direction générale, vous serez responsable d’assister les membres de l’équipe dans leurs activités professionnelles respectives. Vous devrez faire preuve d’une grande autonomie, d’un excellent service à la clientèle, être proactif(ve) et posséder un sens aiguisé de la politique et de discrétion afin de pouvoir assister certains dossiers de nature stratégique. Vous serez également appelé à participer à d’autres dossiers requérant des compétences similaires.

Responsabilités principales

  • Soutenir le directeur général et/ou le(s) gestionnaire(s) dans la planification et la coordination des activités de gestion ainsi que dans la saisie et le suivi d'information aux agendas.
  • Soutenir les membres de la bannière Passionimo avec leurs besoins ponctuels d’informations, de matériel, de fournitures ou autres.
  • Assurer le suivi des appels, des courriels et du courrier pour les gestionnaires.
  • Répondre aux demandes d’informations externes provenant de courriels,  info@passionimo.ca ou autres.
  • Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information.
  • Effectuer la production de divers documents (ex. : comptes rendus, procès-verbaux, rapports, statistiques, bilans, contrats).
  • Participer à l'organisation logistique de différents événements (ex. : réunions d'équipe, comités, assemblées, formations, conférences téléphoniques, déplacements, activités de relations publiques).
  • Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (ex. : suivi des ventes, tableau de bord, suivi des comptes de dépenses, gestion d'inventaire et de matériel, commandes de fournitures, etc.).
  • Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers liés aux différents secteurs.
  • Soutenir le directeur général et/ou le (s) gestionnaire (s) dans la recherche d'informations, les processus opérationnels et les systèmes d'information.

Exigences du poste

Qualifications

  • D.E.C. / A.E.C. en Techniques Bureautiques (souhaitable) avec 5 ans d’expérience.

Ou

  • D.E.P. en secrétariat, avec un minimum de 7 ans d’expérience.

N.B. : Veuillez noter que d'autres combinaisons de formation et d'expérience pertinente pourraient être considérées

Compétences

  • Faire preuve d’autonomie, de rigueur, d’initiative d’engagement et d’assiduité.
  • Avoir un sens du détail et être soucieux de la perfection du travail effectué.
  • Sens de l’organisation et des responsabilités
  • Être capable de travailler avec plusieurs intervenants et mener plusieurs projets en parallèle.
  • Faire preuve de dynamisme et d’enthousiasme.
  • Avoir une bonne nomenclature pour les besoins classements et d’archivage.
  • Avoir de l’entregent et les habilités à offrir un service client remarquable.
  • Excellente maitrise de la suite de Microsoft Office.
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais (atout). 
  • Amour pour les animaux (essentiel). 

Lieu de travail : Lachine
Date d'entrée en poste : Immédiat

Siège Social 2300, 54e Avenue Lachine